湘阴办发〔2014〕44号

各乡镇党委、乡镇人民政府，县直各单位：

《关于进一步规范精简文件和会议的规定》已经县委、县政府研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。

2014年8月26日

关于进一步规范精简文件和会议的规定

为认真贯彻落实中央和省、市、县委改进工作作风，密切联系群众的有关规定，进一步规范精简文件和会议，切实解决“文山会海”问题，特作如下规定。

一、进一步规范精简文件

（一）规范办文程序

1．各级领导干部要带头执行有关公文处理和精简文件的规定，严格按规定程序审批文件，不直接签发未经本机关办公室按办文程序办理的以本机关名义行文的文件。

2．凡以县委或县政府名义下发的重要文件，须经县委常委会议或县政府常务会议研究后下发；凡以县委、县政府名义联合下发的重要文件，须经县委常委会议研究后下发；凡需要县委、县政府分别批转或联合批转的文件和需要县委办公室、县政府办公室分别转发或联合转发的文件，应由办文单位先研究拿出代拟稿后送县委办公室、县政府办公室审核办理，不得直接报县委、县政府领导审签。

3．部门起草的县委、县政府联合行文的文件代拟稿，按照“谁主管、谁主办”原则，由起草单位报送县委办公室或县政府办公室主办。

4．部门单位报送文件代拟稿时，应同时报送发文请示或函、相关背景材料和代拟稿电子版；报送规范性文件代拟稿时还应报送起草说明，包括行文的必要性、主要内容、征求意见情况、同有关部门和单位协商情况等。

（二）严控办文数量

5．凡国家法律法规已作出明确规定的，现行文件仍然适用、无新规定的，一律不再制发文件。

6．上级党委、政府及其办公厅（室）已发至乡科级或公开发布的文件，一律不再发文。

7．属工作表态性质，只作一般性号召，无实质性内容的，一律不发文。

8．已召开会议作出工作安排部署、明确工作任务的，一律不再发文。

9．报请发文依据属上级部门文件的，一律不以县委、县政府或县委办公室、县政府办公室名义发文。

10．属各部门各单位职权范围内事务，包括涉及多个部门单位的工作事务，应由部门单位自行发文或联合发文，一律不以县委、县政府或县委办公室、县政府办公室名义印发、批转、转发、转办。

11．各部门各单位不得要求对口发文，不得把是否对口发文作为考核下级单位工作的指标。

12．议事协调机构的调整和更名，以议事协调机构名义行文通知，县委办公室、县政府办公室一律不再发文。

13．部门单位报请发文的请示主要负责人未签发，未按规定程序办理的，一律不发文。

（三）提高文件质量和时效

14．文件要注重思想性、针对性、指导性和可操作性，主题鲜明，条理清晰，重点突出，结构严谨，表述准确，文字简练。起草涉及经济社会发展全局、与人民群众利益密切相关的重要政策性文件，起草单位要深入调查研究，对拟定的政策措施进行充分论证，并经单位领导班子集体讨论通过。

15．各部门各单位报送党委、政府文件代拟稿，应给党委、政府办公室审核和党委、政府领导审签留出足够的时间，一般不得少于15个工作日。

16．党委、政府办公室对经审核不宜发文的文件代拟稿，退回起草单位；符合发文条件但内容需作进一步研究修改的，退回起草单位修改后重新报送。

17．合理确定文件印发范围和印发数量，严格执行文件管理规定，严格控制随意加印文件，不得加印文件作为会议材料。已在新闻媒体全文公开发布的文件只印少量存档。

18．充分发挥电子公文传输系统作用，推进公文电子化，减少纸质公文印发数量，降低公文处理成本，缩短公文流转时间，确保公文办理高效有序。

二、进一步规范精简会议

（一）严格会议审批

1．全县各类会议的服务工作，分别在县委办主任、县人大办主任、县政府办主任、县政协秘书长的领导下进行，由县委办公室、县人大常委会办公室、县政府办公室、县政协办公室统筹安排。“四办”主任在审核安排各类会议时，要加强上下联络、横向沟通，切实防止会议“撞车”。

2．县党员代表大会、县委全委（扩大）会由县委常委会决定；县人民代表大会、县政协全会、县纪委全委会以及全县三级干部大会、全县性部署总结会议等由县委常委会审批。县委、县政府召开的其他重要会议，须分别报县委书记、县长同意后方可举行。

3．除有关法定会议外，凡要求乡镇党委书记参加的会议，须报县委书记同意后方可召开；要求乡镇长参加的会议，须报县长同意后方可召开；要求县直部门单位主要负责人参加的会议，须报县委书记或县长同意后方可召开；要求乡镇人大主席参加的会议，须报县人民代表大会常务委员会/人大常委会主任同意后方可召开；要求乡镇政协主要负责人参加的会议，须报县政协主席同意后方可召开；要求乡镇和县直单位分管负责人参加的会议，须报县委副书记或分管县级领导同意后方可召开。

4．全县性会议申报审批必须严格按程序进行，不得程序倒流。

县党员代表大会、县人民代表大会、县政协全会等法定会议，按要求进行申报审批。

县委、县政府重点工作、中心工作召开的全县性会议，由议事协调机构办公室或具体责任单位事先拟定具体方案，并起草好与会领导讲话稿，提前5个以上工作日送县委办公室、县政府办公室审核。经县委办公室、县政府办公室对会议方案和领导讲话稿审核后，再报县委、县政府主要领导批示同意方可召开。

部门要求以县委或县政府名义召开的全县性工作会议，由会议组织单位事先拟定具体方案，并起草好与会领导讲话稿，提前5个以上工作日将会议的内容、时间、规模、规格等向县委、县政府书面请示。经县委办公室、县政府办公室对会议方案和领导讲话稿审核同意后，再报县委、县政府主要领导批示同意方可召开。

5．全县各类会议有县级领导（指县委、县人大、县政府、县政协在职领导和离岗暂未退休的县领导，下同）参加的会议，必须按程序审批同意后报县委办公室备案，遇特殊情况由县委办公室主任进行协调。

（二）控制会议数量

6．部门全县性工作会议以县委、县政府名义召开的，原则上每年不超过1次。部门单独召开的全县性业务工作会议除上级有特别重要精神需及时传达部署的外，一年最多1次。情况非常特殊的会议，须经县委书记、县长同意后方可召开。

7．从严控制以县委、县政府名义召开会议，可由部门或部门联合召开的会议，不以县委、县政府名义召开。各部门年初或年终召开会议原则上按县委、县政府领导所分管的部门合并召开；已发文布置工作的，不再开会布置；能用文件、电话、传真、短信、政务办公系统等形式传达部署工作的，不得专门召开会议。

8．认真执行无会周制度，每个月的最后一周为无会周，除重大紧急事项外，县委、县政府不安排会议，确需召开的，须报县委、县政府主要领导批准。

（三）减少参会人员

9．县人民代表大会、县政协全会与会人员参照省、市“两会”参会范围确定。

县委、县政府重点工作、中心工作召开的全县性会议，一般由县委书记或县长、县委县政府分管领导出席，县委书记和县长原则上不同时参加。特别重要的会议，县委书记、县长同时出席时，会议内容主要是政府工作的，由县长讲话；会议内容主要是县委工作的，由县委书记讲话；原则上不安排两位主要领导同时讲话。

以县政府名义召开的会议，一般不要求乡镇党委书记参加。

部门要求以县委、县政府名义召开的全县性工作会议，县委书记、县长一般不参加，由县委、县政府分管领导出席，并尽量减少陪会领导；一般不得要求其他部门单位和乡镇党政主要负责人参加，由各部门各单位分管负责人参加。部门业务工作会议，不得邀请县级领导出席，不得要求乡镇党政负责人参加。

10．不以县委、县政府名义召开的会议，不得要求乡镇党政负责人参加。

11．各乡镇、各部门单位邀请县级领导出席会议，须向县委办公室、县政府办公室事前提出文字报告，经县委办公室、县政府办公室审核报告县委书记、县长批准后方可邀请，不得越过县委办公室、县政府办公室直接向县级领导送请帖、请柬。各乡镇、各部门单位邀请县级领导出席并讲话，须事先拟好讲话稿，经县委办公室、县政府办公室等对应单位审核后，报县级领导审阅。未经批准，县级领导原则上不出席各类剪彩和奠基活动、节庆活动、庆祝会、纪念会、表彰会、博览会、展销会、研讨会以及各类论坛会等。

（四）规范会议通知

12．召开全县性重要会议，分别由县委办公室、县人大常委会办公室、县政府办公室、县政协办公室下发文字会议通知。

由县委办公室下发会议通知的为：县党员代表大会，县委全委（扩大）会，县委常委（扩大）会议，各级党组织主要负责人参加的会议（不含部门要求以县委、县政府名义召开的会议），县委书记、副书记指示要求县委办公室下发通知的其他会议。

由县人大常委会办公室下发会议通知的为：县人民代表大会，县人大常委会会议，县人大常委会主任会议，乡镇人大负责人参加的会议，县人大常委会主任指示要求县人大常委会办公室下发通知的其他会议。

由县政府办公室下发会议通知的为：县政府全体（扩大）会议，县直部门单位和乡镇政府主要负责人参加的全县性工作会议，县长、常务副县长指示要求县政府办公室下发通知的其他会议。

由县政协办公室下发通知的为：县政协全会，县政协常委会议，县政协主席会议，乡镇政协负责人参加的会议，县政协主席指示要求县政协办公室下发通知的其他会议。

由县委办公室、县政府办公室联合下发会议通知的为：全县三级干部会议，全县党政负责干部会议，县委、县政府召开的部署总结会，乡镇党委、政府负责人参加的会议，县委书记指示要求县委办公室、县政府办公室联合下发通知的其他会议。

上级党委、人大、政府、政协领导来湘阴调研、检查的会议，分别由县委办公室、县人大常委会办公室、县政府办公室、县政协办公室通知。多位领导（两人以上）同时来湘阴的，由牵头领导的对口部门发通知。

13．部门全县性工作会议，由牵头组织的部门单位负责会议通知。县委办公室、县政府办公室不为部门召开的会议代发会议通知。

14．县级领导除参加本部门或分管战线、部门的全县性工作会议外，原则上不出席一般业务工作会议，也不出席跨战线、跨部门的会议，特殊情况须经县委、县政府主要领导批准或指示。各战线、部门不得自行邀请县级领导参加会议。

15．一般性的协调会、调研会或座谈会不发文字通知，可采取电话、短信等更为便捷的方式通知。

16．县级领导参加县委常委（扩大）会、书记办公会等全县综合性会议由县委常委秘书负责通知。

（五）切实改进会风

17．对县委、县人大、县政府、县政协召开的各类会议，各部门各单位必须严格按照会议通知要求及时报送与会人员名单，确保按通知要求的人员参加会议。

18．参加会议人员必须严格按要求准时到会，自觉遵守会议纪律，认真做好会议记录。因故确实不能到会的，应提前书面向县委办公室、县人大常委会办公室、县政府办公室、县政协办公室说明请假原因。县委、县人大、县政府、县政协主要领导出席的会议，乡镇党政主要负责人和县直单位主要负责人确因特殊情况不能参加的，必须书面向与会的县委、县人大、县政府、县政协主要领导请假，经同意后由相关负责人代会。不得电话请假、手机短信请假，更不准以虚假理由或不请假请人代会。对无故缺席的，予以通报批评。

19．除法定的会议外，县委、县政府召开的全县性会议，会期一般不超过1天；各部门召开的全县性会议，会期一般以半天为宜，不超过1天。尽量少安排大会发言，确需安排的，原则上每次会议不超过3个。除有审议事项的会议外，一般会议不安排分组讨论。县委常委会议、县政府常务会议和各类专题会议等安排的汇报，汇报人汇报要突出重点、简明扼要，时间一般每位为8分钟；其他与会人员发言一般为5分钟。

20．各级各部门各单位要严格执行会议定点及经费管理的有关规定，厉行节约，反对铺张浪费。严禁提高会议用餐、住宿标准。会场布置要简朴，会议现场原则上不摆放花草、不制作背景板。严禁以任何名义发放钱物等。