一、来信人应遵守中华人民共和国宪法、法律、法规和社会公德，如实反映情况，不得捏造、歪曲事实，诽谤、诬告、陷害和谩骂他人。

二、对已经或者依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的信访事项，不予受理。

三、原则上应留下真实姓名与联系方式，以便联系。经办人员对选择为不公开信件的来信人的信息会予以严格保密。

四、来信内容应简明扼要，说清事实，原则上一信只反映一个问题，信件标题要点明主要问题，符合一般文书规范。

五、来信人提交信件后，可在“县长信箱”页面了解信件办理情况。

六、来信人在得到处理结果反馈后，再次就同一问题进行反映，需写明前一封信件的提交时间、标题及主要内容等，以便查找。

七、以下信件将被视为无效，不再进入处理程序：

（一）需要展开具体调查和处理，但来信人姓名、联系方法填写不完整或不真实的信件；

（二）内容不完整，表述事项不清楚，导致无法回答或难以开展调查的信件；

（三）同一来信人在规定办理时效内多次提交的内容相同或相近的信件；

（四）超越“县长信箱”受理范围，或已进入司法程序（法院受理或已判决等）的事项，将不予受理。

（五）不属于湘阴县人民政府职权范围内，或无法通过本栏目处理程序进行处理的问题。